Lager- und Bereitstellungsmaschinen

Wartungsnachweise dienen als Beleg dafür, dass alle vom Hersteller vorgegebenen sowie gesetzlich geforderten Instandhaltungsmaßnahmen regelmäßig und sachgerecht durchgeführt worden sind. Sie enthalten Angaben zum Wartungsdatum, zu den ausgeführten Tätigkeiten (z. B. Schmierung, Austausch von Verschleißteilen, Justierungen) und zu etwaigen festgestellten Mängeln. Durch die dokumentierte Freigabe (etwa in Form der Unterschrift des Wartungstechnikers) wird bestätigt, dass das Regalbediengerät nach Abschluss der Wartung wieder betriebsbereit und sicher ist.

Eine lückenlose Wartungshistorie trägt wesentlich zur Unfallverhütung und zur Vermeidung ungeplanter Stillstände bei. Zudem verlangen Aufsichtsbehörden, Unfallversicherungsträger und Auditoren den Nachweis ordnungsgemäßer Wartung, da ein vernachlässigter Instandhaltungszustand zu Sicherheitsrisiken und Haftungsfragen führen kann. Entsprechend verpflichtet auch die BetrSichV den Betreiber, Arbeitsmittel durch regelmäßige Wartung in einem sicheren Zustand zu halten.

Prüfaufzeichnungen sind zentrale Dokumente, um die Erfüllung der Betreiberpflichten gemäß BetrSichV nachzuweisen. Gemäß § 14 BetrSichV hat der Arbeitgeber Arbeitsmittel, die Schäden verursachenden Einflüssen unterliegen können, in festgelegten Fristen durch befähigte Personen prüfen zu lassen; die TRBS 1201 konkretisiert diese Vorgaben. In den Prüfprotokollen wird festgehalten, welche Art der Prüfung durchgeführt wurde (z. B. Erstprüfung vor Inbetriebnahme, wiederkehrende Folgeprüfung, außerordentliche Prüfung nach Änderungen oder Reparaturen), welcher Prüfumfang zugrunde lag und welches Ergebnis erzielt wurde. Festgestellte Mängel werden mit einer Einstufung (z. B. „keine Beanstandung“, „Mangel erkannt – weiterhin betreibbar“ oder „akuter Mangel – Betrieb untersagt“) dokumentiert und es wird vermerkt, bis wann sie zu beseitigen sind bzw. unter welchen Auflagen ein Weiterbetrieb möglich ist. Zudem enthält jedes Prüfprotokoll die festgelegte Frist zur nächsten Prüfung.

Die Prüfberichte sind von der zur Prüfung befähigten Person datiert und zu unterzeichnen, womit die ordnungsgemäße Durchführung durch eine qualifizierte und unabhängige Instanz bestätigt wird. Diese Aufzeichnungen sind über die gesamte Lebensdauer des Regalbediengeräts aufzubewahren. So kann bei Audits, behördlichen Überprüfungen oder im Schadensfall jederzeit belegt werden, dass alle vorgeschriebenen Prüfungen fristgerecht und fachkundig erfolgt sind.

Regalbediengeräte mit elektrischen Antrieben und Steuerungen unterliegen den Bestimmungen der DGUV-Vorschriften 3 und 4 zur elektrischen Sicherheit. Daher müssen alle elektrotechnischen Komponenten – vom Antriebsmotor über die Steuerung bis zu den Sicherheitseinrichtungen (z. B. Not-Halt, Lichtschranken, Sensorik) – in regelmäßigen Abständen von einer Elektrofachkraft auf ihren ordnungsgemäßen Zustand geprüft werden. Die Prüffristen richten sich nach der Gefährdungsbeurteilung und den DGUV-Empfehlungen; in der Praxis sind bei fest installierten Maschinen Intervalle von ein bis vier Jahren üblich, abhängig von Beanspruchung und Umgebungsbedingungen. Jede Prüfung wird in einem elektrischen Prüfprotokoll dokumentiert, das alle relevanten Messwerte (wie Isolations- und Schutzleiterwiderstände, Auslösezeiten von Schutzeinrichtungen), eine Bewertung dieser Messergebnisse und ggf. festgestellte Mängel enthält. Anhand dieser Aufzeichnungen lässt sich nachvollziehen, ob das Gerät die einschlägigen VDE-Normen (z. B. DIN VDE 0113 / EN 60204-1 für die elektrische Ausrüstung von Maschinen) erfüllt und ob sämtliche Schutzeinrichtungen ordnungsgemäß funktionieren.

Die Verantwortung für die Durchführung und Dokumentation dieser Prüfungen liegt bei einer befähigten Elektrofachkraft, die die Ergebnisse mit Datum und Unterschrift freigibt. Die elektrischen Prüfprotokolle dienen im Arbeitsschutz als wichtige Nachweise: Im Falle von Unfällen, Beinaheunfällen oder Bränden können sie von Aufsichtsbehörden oder Versicherern angefordert werden, um die Einhaltung der Prüfpflichten und Sicherheitsstandards lückenlos belegen zu können.

Die schriftliche Bestellung einer „zur Prüfung befähigten Person“ gemäß BetrSichV stellt sicher, dass die Verantwortung für sicherheitstechnische Prüfungen klar zugewiesen ist. In der Bestellurkunde werden der konkrete Aufgabenbereich (welche Anlagen oder Prüfarten abgedeckt sind) und die nachgewiesene Qualifikation der Person festgehalten. Eine befähigte Person verfügt in der Regel über eine einschlägige technische Ausbildung, mehrjährige Erfahrung und eine spezielle Weiterbildung (z. B. ein TÜV-Lehrgang für Regalbediengeräte gemäß DIN EN 528) und erfüllt damit die Kriterien der TRBS 1203. Durch die formale Beauftragung erhält die befähigte Person die nötige Befugnis und Verantwortung, die Prüfungen eigenverantwortlich und neutral durchzuführen.

Für den Arbeitgeber bedeutet die Bestellung eine rechtssichere Organisation der Prüfpflichten. Im Falle von Behördennachfragen oder Unfällen kann er nachweisen, seiner Auswahl- und Überwachungspflicht nachgekommen zu sein, indem er einen kompetenten Prüfer benannt hat. Zudem empfiehlt die VDI-Richtlinie 4068, Bestellungen regelmäßig zu überprüfen und die Fachkenntnisse der Prüfer durch Weiterbildungen etwa alle 3–5 Jahre auf dem aktuellen Stand zu halten.

Bei komplexen Wartungs- oder Umbauarbeiten, an denen mehrere Firmen oder Abteilungen gleichzeitig beteiligt sind, ist die Bestellung eines Koordinators entscheidend. Dieser Fremdfirmenkoordinator sorgt dafür, dass alle Beteiligten über die Arbeiten und Gefahren der jeweils anderen informiert sind und gegenseitige Gefährdungen vermieden werden. Die Bestellung erfolgt schriftlich durch den Unternehmer und legt die Zuständigkeiten, Schnittstellen und Kommunikationswege des Koordinators fest. Der Koordinator hat das Recht und die Pflicht, die Arbeitsabläufe abzustimmen, Sicherheitsmaßnahmen zu überwachen und bei Gefahr ggf. Arbeiten zu unterbrechen, bis sichere Bedingungen hergestellt sind.

Gemäß Arbeitsschutzgesetz und BetrSichV muss bei parallelen Tätigkeiten eine Gefährdung durch Wechselwirkungen verschiedener Arbeiten ausgeschlossen werden – der Koordinator ist das organisatorische Mittel, um dies sicherzustellen. Die DGUV-Information 215-830 hebt die Bedeutung einer solchen Koordination bei Einsatz von Fremdfirmen hervor: Der Koordinator fungiert als zentraler Ansprechpartner zwischen Auftraggeber und allen Fremdunternehmen und gewährleistet einen geregelten, sicheren Ablauf. Besonders bei Tätigkeiten mit erhöhtem Risiko (z. B. Arbeiten mit Gefahrstoffen oder Schweißarbeiten während des laufenden Lagerbetriebs) verhindert ein klar benannter Koordinator unklare Verantwortlichkeiten und reduziert das Unfallrisiko. Insgesamt wird durch die Koordinatorenbestellung ein hohes Maß an Arbeitssicherheit und Abstimmung bei Instandhaltungs-, Prüf- oder Umbauprojekten erreicht.

Die Benutzer- und Sicherheitsinformationen des Herstellers sind ein integraler Bestandteil der Maschine und unterrichten den Betreiber über den sicheren Umgang sowie über verbleibende Restrisiken. Gemäß DIN EN ISO 12100 (Sicherheit von Maschinen – Risikobeurteilung) muss der Hersteller nach Umsetzung aller technischen Schutzmaßnahmen den Nutzer über Restrisiken und erforderliche Schutzmaßnahmen informieren. Dazu gehören Hinweise zur bestimmungsgemäßen Verwendung (wofür und wie die Maschine sicher eingesetzt werden darf), Warnungen vor vorhersehbarem Fehlgebrauch und Angaben zu Restrisiken, die trotz aller konstruktiven Schutzvorkehrungen nicht vollständig eliminiert werden können (z. B. Restgefahren bei Wartungsarbeiten). Außerdem enthalten diese Unterlagen Empfehlungen zu organisatorischen Schutzmaßnahmen, etwa erforderliche Qualifikationen des Bedienpersonals, notwendige persönliche Schutzausrüstung oder Intervalle für Kontroll- und Wartungsmaßnahmen.

In der Praxis bilden die Herstellerangaben die Grundlage für die betriebliche Gefährdungsbeurteilung des Regalbediengeräts. Der Arbeitgeber nutzt sie, um eigene Betriebsanweisungen und Unterweisungen abzuleiten, damit die Beschäftigten korrekt über die Maschinengefahren informiert sind. Durch die konsequente Berücksichtigung der Hersteller-Sicherheitshinweise wird sichergestellt, dass beim Betrieb des Regalbediengeräts keine unbekannten Risiken übersehen werden und Unfälle durch Fehlbedienung vermieden werden.

Die Hersteller-Betriebsanleitung ist das zentrale Referenzdokument für den sicheren Betrieb und die ordnungsgemäße Wartung des Regalbediengeräts. Sie wird vom Hersteller gemäß Maschinenrichtlinie bzw. Produktsicherheitsgesetz in deutscher Sprache zur Verfügung gestellt und beschreibt detailliert den bestimmungsgemäßen Gebrauch des Arbeitsmittels. Enthalten sind unter anderem Anleitungen zur Bedienung (z. B. Inbetriebnahme, Fahr- und Hubfunktionen, Abstellen des Geräts), Vorgaben zur Wartung und Inspektion (Wartungsintervalle, Schmierpläne, Austauschfristen für Verschleißteile), Hinweise zur Störungsbehebung und zu Notfallmaßnahmen (etwa Verfahren beim Auslösen des Not-Halts oder bei Stromausfall) sowie deutliche Warnhinweise vor spezifischen Gefahren. Die Betriebsanleitung muss im Betrieb jederzeit verfügbar sein, und die Beschäftigten sind verpflichtet, die darin enthaltenen Anweisungen zu beachten.

Der Arbeitgeber seinerseits hat dafür zu sorgen, dass alle relevanten Inhalte der Betriebsanleitung im Rahmen von Unterweisungen an die Bediener und Instandhalter vermittelt werden. Nur wenn das Regalbediengerät strikt entsprechend der Herstellerangaben benutzt und gewartet wird, ist ein sicherer und störungsfreier Betrieb gewährleistet. Werden dagegen die Vorgaben der Betriebsanleitung missachtet – sei es durch unsachgemäße Nutzung oder durch Auslassen vorgeschriebener Wartungen – entstehen erhöhte Unfallgefahren und im Schadensfall erhebliche Haftungs- und Versicherungsrisiken. Entsprechend bildet die Betriebsanleitung die verbindliche Grundlage für alle Betriebs-, Wartungs- und Sicherheitsprozesse über den gesamten Lebenszyklus der Anlage.

Diese Betriebsanleitung ist das zentrale Maschinendokument des Herstellers. Sie enthält alle notwendigen Informationen, um das Regalbediengerät sicher und vorschriftsmäßig zu betreiben. Insbesondere legt sie den bestimmungsgemäßen Einsatzbereich fest, beschreibt vorhandene Restrisiken und gibt Hinweise zu erforderlichen Schutzmaßnahmen. Zudem werden unterschiedliche Betriebsarten (z. B. Automatik- und Handbetrieb) sowie die Abgrenzung von Gefahrenbereichen detailliert erläutert. Da gemäß Maschinenverordnung (9. ProdSV) jeder Maschine eine Betriebsanleitung in deutscher Sprache beiliegen muss, bildet dieses Dokument auch die Grundlage für die betriebliche Gefährdungsbeurteilung und die Erstellung interner Betriebsanweisungen. In der Praxis nutzt das Facility Management die Hersteller-Betriebsanleitung für die Einweisung von Bedienern und Wartungspersonal, zur Planung von Wartungsintervallen und als Referenz bei der Störungsbeseitigung.

Diese spezielle Anleitung konkretisiert die Wechselwirkungen zwischen der Maschine und dem Gebäude. Der Hersteller beschreibt hierin beispielsweise die Aufstell- und Umgebungsbedingungen für das Regalbediengerät, damit es sicher in die Lagerinfrastruktur integriert werden kann. Wichtige Aspekte sind unter anderem die baulichen Anforderungen (z. B. Bodenbeschaffenheit und Tragfähigkeit für Schienen oder Schienenlose Systeme), die Schnittstellen zu gebäudetechnischen Anlagen (etwa Stromversorgung, Brandmeldeanlagen oder Sprinkler) und die Lastannahmen für Regale und Gebäudeboden durch das RBG. Außerdem enthält die Anleitung Vorgaben für Wartungs- und Rettungszugänge – zum Beispiel wie Techniker sicher an hochgelegene Komponenten gelangen oder welche Rettungseinrichtungen (Leitern, Fallschutz) vorzusehen sind. Diese Informationen sind im Facility Management unverzichtbar, um das Regalbediengerät in das bestehende Sicherheits- und Brandschutzkonzept des Gebäudes einzubinden und einen koordinierten Betrieb mit anderen technischen Einrichtungen zu gewährleisten.

Diese Anleitung adressiert die spezifischen lagertechnischen Risiken und Abläufe automatisierter Hochregallager. DIN EN 528 („Regalbediengeräte – Sicherheitsanforderungen“) definiert umfassende Sicherheitsstandards für solche Systeme. Daher beschreibt die Betriebsanleitung für Lagertechnik unter anderem die sicheren Fahr- und Hubbewegungen des Regalbediengeräts, Mechanismen zum Kollisionsschutz (etwa Sensorik zur Hinderniserkennung oder bauliche Trennungen zu Personalwegen) sowie die Funktionen von Not-Halt-Einrichtungen und anderen sicherheitsrelevanten Schaltern. Ebenfalls dargestellt werden die Bedingungen für Betriebsfreigaben und Zugriffsberechtigungen, z. B. wie die Anlage nach Wartung oder Störungen wieder sicher freigegeben wird. In der Praxis ermöglicht diese Dokumentation dem Facility Management, den automatisierten Lagerbetrieb sicher aufrechtzuerhalten, typische Störungsszenarien (wie Blockierungen oder Anfahrkollisionen) sachgerecht zu bewältigen und das Personal gezielt auf die Besonderheiten des automatischen Betriebs zu schulen.

Diese Unterlage gewährleistet die elektrische Sicherheit des Regalbediengeräts. Sie enthält detaillierte Anweisungen zum Umgang mit der elektrischen Ausrüstung, z. B. Schaltschränken, Antrieben, Sensoren und Steuerungen. Beschrieben werden die möglichen elektrischen Gefährdungen (wie Stromschlag, Lichtbogen oder Überspannungen) und die vom Hersteller vorgesehenen Schutzmaßnahmen – etwa Verriegelungen an Schaltschranktüren, Abschaltvorrichtungen, Erdungen und Not-Aus-Schaltungen. Ebenso wichtig sind Hinweise zur Instandhaltung der Elektrik, einschließlich regelmäßiger Prüfungen gemäß DGUV-Vorschrift 3 (bzw. entsprechenden aktuellen Vorschriften) und empfohlener Inspektionsintervalle für elektrische Komponenten. Bei elektrischen Störungen oder Ausfällen bietet die Anleitung zudem Anleitungen zur Fehlersuche und -behebung (z. B. Austausch von Sicherungen, Reset von Steuerungen) unter Beachtung der Sicherheitsregeln. In der Praxis dient diese Dokumentation den Elektrofachkräften des Facility Managements als Grundlage, um die Betriebssicherheit der Anlage zu gewährleisten und Wartungsarbeiten oder Reparaturen fachgerecht und gefahrlos durchzuführen.

Die Betriebsanweisung ist ein betriebseigenes Dokument, in dem der Arbeitgeber die sicherheitsrelevanten Verhaltensregeln für den Umgang mit dem Regalbediengerät festlegt. Sie basiert auf den Informationen der Hersteller-Betriebsanleitung sowie der Gefährdungsbeurteilung und übersetzt diese in klare, verbindliche Anweisungen für die Beschäftigten. Typische Inhalte sind konkrete Gefahrenhinweise (etwa Quetsch- und Absturzgefahren in der Regalgasse), entsprechende Schutzmaßnahmen und Verhaltensregeln (z. B. nie das Sicherheitsgeländer öffnen, solange die Anlage in Automatik läuft), Vorgaben zum Verhalten bei Störungen oder technischen Ausfällen (z. B. sofort Anlagenstopp und Vorgesetzten informieren) sowie Notfallmaßnahmen bei Unfällen oder Bränden im Hochregallager. Der Arbeitgeber muss diese Betriebsanweisung allen relevanten Mitarbeitern zugänglich machen (oft wird sie in der Nähe der Anlage ausgehängt) und im Rahmen von Unterweisungen schulen. Damit wird sichergestellt, dass im täglichen Betrieb alle Beteiligten die Arbeitsschutzregeln einhalten und wissen, wie sie im Störfall oder Notfall sicher reagieren.

In bestimmten Fällen lässt die Betriebssicherheitsverordnung ein vereinfachtes Verfahren für Arbeitsmittel zu. Dieses Dokument hält fest, dass die Voraussetzungen für ein solches Verfahren bei dem Regalbediengerät erfüllt sind. Dazu wird dokumentiert, dass die Bauart und Nutzung des RBG keine besonderen Gefährdungen mit sich bringen – beispielsweise keine Personentransporte, keine Ex-Schutz-Bereiche, keine außergewöhnlichen Betriebsbedingungen. Weiterhin muss eine Gefährdungsbeurteilung durchgeführt worden sein und das Gerät dem anerkannten Stand der Technik entsprechen (CE-Kennzeichnung und Einhaltung aller relevanten Normen vorausgesetzt). Ebenfalls wird festgehalten, dass das Regalbediengerät ausschließlich bestimmungsgemäß eingesetzt und regelmäßig instand gehalten wird. Sind all diese Bedingungen erfüllt, können Prüf- und Dokumentationspflichten im Vergleich zu einer überwachungsbedürftigen Anlage reduziert ausfallen. Die Dokumentation des vereinfachten Verfahrens dient dann als Nachweis gegenüber Aufsichtsbehörden oder der Berufsgenossenschaft, um zu belegen, dass trotz geringerer Prüfdichte die Sicherheit gewährleistet ist und alle rechtlichen Vorgaben eingehalten werden.

Die Gefährdungsbeurteilung ist das zentrale Steuerungsdokument für den sicheren Betrieb des Regalbediengeräts. Der Arbeitgeber (bzw. eine von ihm beauftragte fachkundige Person) identifiziert hierin systematisch alle Gefährdungen, die mit der konkreten Anlage und ihrem Einsatz verbunden sind. Dies umfasst mechanische Gefahren (z. B. Quetsch-, Stoß- oder Absturzgefahr durch bewegte Lasten und Höhenarbeit), elektrische Gefahren (etwa durch Hochspannung in der Steuerungstechnik oder durch mangelhafte Erdung) sowie organisationale und menschliche Faktoren (wie Fehler bei Bedienung oder Wartung, unzureichende Qualifikation, Zeitdruck). Für jede identifizierte Gefahr werden das Risiko bewertet und geeignete Schutzmaßnahmen festgelegt – von technischen Lösungen (Schutzeinrichtungen, Automatikabschaltungen) über organisatorische Maßnahmen (Zutrittsbeschränkungen, Wartungspläne) bis hin zu persönlichen Schutzmaßnahmen (PSA bei Arbeiten in der Höhe). Diese Dokumentation muss schriftlich vorliegen und ist regelmäßig zu überprüfen und anzupassen, insbesondere bei Veränderungen (Umbauten, geänderte Prozesse) oder Ereignissen wie Unfällen oder Beinahe-Unfällen. In der Praxis bildet die Gefährdungsbeurteilung die Grundlage für alle weiteren Sicherheitsdokumente: Sie bestimmt den Inhalt von Betriebsanweisungen, legt die Prüfintervalle fest und dient als Leitfaden für die Unterweisung der Beschäftigten.

Diese Unterlage legt fest, welche Qualifikationen und Erfahrungen Personen mitbringen müssen, damit sie als „befähigte Person“ im Sinne der BetrSichV die Prüfungen am Regalbediengerät durchführen dürfen. Hier definiert der Arbeitgeber die Anforderungen an Ausbildung und Fachwissen (z. B. abgeschlossene technische Berufsausbildung oder Studium, Kenntnisse der einschlägigen Normen und Vorschriften für Fördertechnik), die berufliche Erfahrung (z. B. mehrjährige Praxis in Wartung oder Prüfung von Regalbediengeräten oder ähnlichen Maschinen) sowie die notwendige aktuelle Tätigkeit im entsprechenden Fachbereich. Außerdem kann festgehalten werden, welche regelmäßigen Fortbildungen oder Schulungen erforderlich sind, damit die Person ihre Befähigung aufrechterhält. Diese schriftliche Festlegung dient dazu, die Auswahl und Bestellung von Prüfern transparent und rechtssicher zu gestalten. Im Falle eines Unfalls kann der Betreiber so nachweisen, dass die prüfende Person objektiv geeignet und befähigt war, was für die Anerkennung der Prüfergebnisse durch Behörden und Versicherungsträger wesentlich ist.

Das Prüfkonzept dokumentiert verbindlich, wie und wann das Regalbediengerät geprüft werden muss. Es umfasst zum einen die Art der Prüfungen: von der Erstprüfung vor Inbetriebnahme (Sicherheitsabnahme der neu installierten Anlage) über wiederkehrende Prüfungen im laufenden Betrieb bis hin zu anlassbezogenen Prüfungen (z. B. nach Unfällen, längeren Stillständen oder wesentlichen Änderungen am Gerät). Zum anderen legt es den Umfang jeder Prüfung fest – beispielsweise welche Komponenten oder Sicherheitsfunktionen jeweils zu kontrollieren sind (etwa Bremssystem, Sensorik, Not-Halt, Lastaufnahmemittel, Regalstabilität etc.). Zentral ist auch die Definition der Prüffristen bzw. Intervalle: Auf Basis der Gefährdungsbeurteilung und Herstellerangaben wird bestimmt, in welchen zeitlichen Abständen die wiederkehrenden Prüfungen erfolgen (oft jährlich, bei intensiver Nutzung eventuell häufiger). Das Dokument kann zudem Zuständigkeiten regeln (wer führt welche Prüfung durch) und Vorgaben zur Dokumentation der Prüfergebnisse machen. Durch dieses Prüfkonzept stellt der Betreiber sicher, dass das Regalbediengerät fristgerecht, risikobasiert und nachvollziehbar geprüft wird. Bei internen Audits oder externen Kontrollen (z. B. durch die Aufsichtsbehörde oder die BG) dient es als Nachweis einer geordneten und planmäßigen Prüforganisation.

Die Einbauerklärung ist ein herstellerseitiger Nachweis gemäß Maschinenrichtlinie, der immer dann erforderlich ist, wenn ein Regalbediengerät als unvollständige Maschine geliefert wird. Das kommt vor, wenn das RBG erst vor Ort zusammen mit anderen Anlagenteilen (Regalanlage, Fördertechnik, Steuerungssystem des Lagers) zu einer vollständigen Maschine im Sinne des Gesetzes wird. In der Einbauerklärung bestätigt der Hersteller, dass seine unvollständige Maschine grundsätzlich den einschlägigen grundlegenden Sicherheits- und Gesundheitsschutzanforderungen entspricht, aber erst nach Einbau in die Gesamtanlage voll funktionsfähig und sicher ist. Das Dokument enthält eine Beschreibung der gelieferten Teil-Maschine, Hinweise auf bereits behobene und noch bestehende Restrisiken sowie klare Montage- und Integrationsanweisungen für den Zusammenbau mit anderen Komponenten. Für den Betreiber bzw. Integrator ist die Einbauerklärung essenziell, um anschließend die Konformitätsbewertung der Gesamtanlage durchzuführen. Erst wenn alle unvollständigen Maschinen integriert und bewertet sind, kann eine CE-Konformitätserklärung für die gesamte Anlage ausgestellt und die CE-Kennzeichnung angebracht werden. Die Einbauerklärung wird deshalb sorgfältig archiviert, da sie bei Prüfungen oder im Haftungsfall als Nachweis dient, dass alle Zulieferer-Komponenten korrekt in die CE-Gesamtkonformität eingebunden wurden.

Die Festlegung stellt sicher, dass Prüfungen ausschließlich durch qualifiziertes Personal erfolgen. Sie basiert auf § 2 Abs. 6 BetrSichV und den dazugehörigen Technischen Regeln (TRBS 1203) und definiert die Kriterien, die eine „zur Prüfung befähigte Person“ erfüllen muss. So dürfen nur Personen als Prüfer bestellt werden, die durch ihre Berufsausbildung, einschlägige Berufserfahrung und aktuelle berufliche Tätigkeit die erforderliche Fachkunde nachweisen können. In der Praxis erfolgt eine entsprechende Bestellung schriftlich durch den Arbeitgeber. Wichtig ist zudem die Unabhängigkeit der befähigten Person: Sie muss Prüfungen eigenverantwortlich und weisungsfrei durchführen dürfen. Nur so sind die Prüfergebnisse objektiv und belastbar und haben gegenüber Aufsichtsbehörden (z. B. Gewerbeaufsicht) sowie Versicherern dauerhaft Bestand.

Das Prüfkonzept legt fest, wann und wie Regalbediengeräte geprüft werden müssen. Es umfasst Erstprüfungen vor der Inbetriebnahme (z. B. nach Montage oder sicherheitsrelevanten Änderungen), wiederkehrende Prüfungen in festgelegten Intervallen sowie anlassbezogene Sonderprüfungen bei besonderen Ereignissen (etwa nach Unfällen, Störungen oder längeren Stillständen). Die Prüffristen werden auf Basis der Gefährdungsbeurteilung ermittelt; gemäß BetrSichV sind sie so festzulegen, dass die sichere Verwendung des Arbeitsmittels bis zur nächsten Prüfung gewährleistet ist. In der Praxis hat sich für RBG in der Regel ein Hauptprüfintervall von jährlich (durch eine befähigte Person) bewährt, ergänzt durch häufigere Sichtkontrollen durch geschultes Personal entsprechend den Herstellerempfehlungen. Das Prüfkonzept dient als Werkzeug zur vorausschauenden Terminüberwachung – alle Prüftermine und -umfänge sind darin dokumentiert. Somit kann der Betreiber jederzeit den ordnungsgemäßen Prüfstatus und die fristgerechte Durchführung aller Prüfungen nachweisen, was insbesondere für Audits und behördliche Überprüfungen essenziell ist.

Gemäß BetrSichV § 3 darf eine Gefährdungsbeurteilung nur von fachkundigen Personen durchgeführt werden. Der Qualifikationsnachweis dokumentiert, dass die verantwortlichen Personen über die nötige Fachkunde verfügen. Dazu werden alle relevanten Ausbildungsabschlüsse, Schulungs- und Fortbildungszertifikate sowie ggf. Erfahrungsnachweise aufgeführt. Wichtig ist auch, dass die Fachkenntnisse auf aktuellem Stand gehalten werden – regelmäßige Fortbildungen und Auffrischungen der Kenntnisse (z. B. zu neuen Vorschriften oder technischen Entwicklungen) sind daher Bestandteil des Nachweises. Besonders bei komplexen, automatisierten RBG ist eine tiefgehende fachliche Eignung erforderlich, um alle potenziellen Gefährdungen fachgerecht beurteilen zu können. Ein vollständiger Qualifikationsnachweis erhöht die Rechtssicherheit: Im Audit- oder Schadensfall kann das Unternehmen belegen, dass die Gefährdungsbeurteilung von kompetenten Experten erstellt wurde.

Die vom Hersteller bereitgestellten Wartungs- und Instandhaltungsunterlagen sind die verbindliche Grundlage für eine sachgerechte Pflege des Regalbediengeräts. Darin sind alle Maßnahmen beschrieben, um die Funktionsfähigkeit und Sicherheit der Maschine über ihren Lebenszyklus zu erhalten. Typischerweise enthalten diese Informationen genaue Wartungsintervalle (z. B. monatliche Inspektionen, vierteljährliche Schmierung, jährlicher Service), eine Liste wichtiger Verschleißteile mit empfohlenen Austauschzyklen, detaillierte Schmierpläne für alle relevanten Komponenten sowie Vorgaben, welche Reparaturen in Eigenregie durchgeführt werden dürfen und wann der Hersteller oder Fachfirmen einzuschalten sind. Der Arbeitgeber muss diese Vorgaben in seinen Instandhaltungsprozess integrieren, denn gemäß BetrSichV kann er darauf vertrauen, dass die Herstellerangaben den sicheren Betrieb gewährleisten. Zudem bleiben nur bei Einhaltung der Herstellervorgaben etwaige Gewährleistungsansprüche erhalten und die Produkthaftung eindeutig auf Seiten des Herstellers, sofern alle Wartungen dokumentiert sind. In der Praxis fließen die Herstellerinformationen direkt in den Wartungsplan des Betriebs ein, um planmäßige Instandhaltungen durchzuführen, Ausfälle vorzubeugen und den Wert der Anlage langfristig zu erhalten.

Eine fundierte Gefährdungsbeurteilung für das Regalbediengerät erfordert, dass alle betriebsspezifischen Informationen zusammengetragen werden, die potenzielle Gefahren beeinflussen. Dazu gehört zunächst eine genaue Beschreibung der Betriebsarten des RBG (z. B. vollautomatischer Lagerbetrieb, manueller Wartungsmodus, Notbetrieb) und der zu bewegenden Lasten (Gewicht, Abmessungen, eventuelle Besonderheiten des Lagerguts). Außerdem werden die Verkehrsbereiche analysiert: Gibt es in der Nähe des RBG Personenverkehr oder Flurförderzeuge, etwa an Regalgassen oder Übergabestationen? Werden Bereiche betreten, in denen das Gerät arbeitet (z. B. Wartungsgänge in der Höhe) und welche Schutzmaßnahmen gelten dort? Wichtig sind ebenso die Schnittstellen zu anderen Anlagen oder Prozessen – beispielsweise Förderbänder, Übergaberoboter oder die Gebäudeleittechnik – um Gefährdungen an diesen Übergängen zu erkennen. Auch Umgebungsfaktoren (Innen-/Außenbereich, Temperaturen, Beleuchtung, Bodenbeschaffenheit) fließen in die Betrachtung ein. All diese Informationen werden strukturiert gesammelt, damit die Gefährdungsbeurteilung vollständig ist und keine Gefahrenszenarien übersehen werden. Je umfassender die Datengrundlage, desto zielgenauer und wirksamer können anschließend Schutzmaßnahmen festgelegt werden. Die Informationssammlung bildet somit die Voraussetzung für eine qualitativ hochwertige und rechtssichere Gefährdungsbeurteilung.

Treten an einem Regalbediengerät Störungen, Unfälle oder andere Notfälle auf, müssen alle Beteiligten sofort wissen, was zu tun ist. Die Notfallinformationen bzw. der Notfallplan legen das Vorgehen für solche Situationen fest. Wichtige Punkte sind die Alarmierung – wer muss im Ernstfall informiert werden und wie (z. B. interne Rufnummer, direkte Meldung an Vorgesetzte oder externe Rettungsstellen) – sowie die Stillsetzung der Maschine: Hier wird beschrieben, wie das RBG im Notfall sicher zum Stillstand gebracht und gegen Wiederanlauf gesichert wird (z. B. Betätigung der Not-Aus-Schalter, Abschalten der Energiezufuhr). Ebenfalls enthalten sind Anweisungen zur Evakuierung von Personen aus Gefahrenbereichen. Dies ist besonders relevant, wenn sich Mitarbeiter auf dem Gerät oder in dessen Nähe befinden (Beispiel: Rettung einer auf dem Bedienstand in Höhe festsitzenden Person). Schließlich umfasst der Plan Hinweise zur Ersten Hilfe bei Verletzungen und zur Bereitstellung von Erste-Hilfe-Material. Diese Notfallmaßnahmen sind integraler Bestandteil der Unterweisungen für das Bedien- und Wartungspersonal, damit im Ernstfall jeder Handgriff sitzt. Darüber hinaus fordert § 10 Arbeitsschutzgesetz vom Arbeitgeber, geeignete Vorkehrungen für Erste Hilfe, Brandbekämpfung und Evakuierung zu treffen und zuständige Helfer zu benennen – auch diese Vorgaben werden durch einen spezifischen Notfallplan für das RBG erfüllt. Insgesamt ermöglichen detaillierte Notfallinformationen ein schnelles, richtiges und koordiniertes Handeln, was sowohl Personenschäden als auch Sachschäden im Ereignisfall minimiert.

Für jedes Regalbediengerät muss der Hersteller eine EU-Konformitätserklärung (bei Bauprodukten ggf. eine Leistungserklärung) ausstellen, in der die Übereinstimmung des Produkts mit den einschlägigen Sicherheitsvorschriften bestätigt wird. Diese Erklärung basiert auf der europäischen Maschinenverordnung (EU) 2023/1230 – umgesetzt in Deutschland durch die 9. ProdSV – und ist Grundvoraussetzung, um das Gerät mit CE-Kennzeichnung in Verkehr zu bringen. In der Konformitätserklärung sind die eindeutige Identifikation der Maschine (Typ, Baureihe, Seriennummer), die angewandten Richtlinien und Normen (z. B. harmonisierte EN-Normen, die die Sicherheitsanforderungen abdecken) sowie eine formelle Bestätigung der Konformität aufgeführt. Sie wird vom Hersteller oder dessen Bevollmächtigtem unterzeichnet und mit Ort und Datum versehen. Dieses Dokument muss dem Betreiber übergeben werden, da es im Betrieb als Nachweis der Maschinensicherheit dient. Ohne gültige Konformitätserklärung darf ein Regalbediengerät in der EU weder verkauft noch benutzt werden. Im Facility Management wird die Konformitätserklärung in der technischen Dokumentation des RBG aufbewahrt und bildet bei Behördenkontrollen den Beleg dafür, dass die Maschine rechtskonform bereitgestellt wurde.

Wenn ein Regalbediengerät als unvollständige Maschine geliefert wird – also als eine Einheit, die erst zusammen mit anderen Komponenten eine voll funktionsfähige Maschine ergibt – muss der Hersteller eine spezielle Montageanleitung bereitstellen. Diese enthält alle notwendigen Informationen, um die Teilmaschine sicher in die Gesamtanlage einzubauen. Dazu gehören detaillierte Montagehinweise (etwa zur mechanischen Befestigung am Regal, zum Anschluss von Strom und Steuerleitungen, zur Justage von Sensoren und Endanschlägen) sowie Hinweise auf Restrisiken, die im unverbauten Zustand oder während der Montage bestehen. Außerdem werden die Bedingungen und Voraussetzungen definiert, unter denen die Integration erfolgen muss – beispielsweise Anforderungen an die Tragfähigkeit von Baugruppen, die Positionierung von Sicherheitsbereichen oder die Abstimmung mit anderen Maschinen in der Anlage. Zusätzlich zur Montageanleitung stellt der Hersteller in der Regel eine Einbauerklärung aus, die bestätigt, dass die unvollständige Maschine den grundlegenden Anforderungen entspricht und erklärt, dass sie erst nach vollständigem Einbau die Konformität nach Maschinenrecht erlangt. Für den Betreiber und den Installateur sind diese Unterlagen essentiell, um das RBG fachgerecht zu montieren und im Anschluss eine reibungslose Abnahme bzw. Endprüfung der gesamten Anlage durchführen zu können.

Tritt an einem Regalbediengerät ein Unfall oder Sachschaden auf, wird dies in einem Unfall- und Schadensbericht systematisch festgehalten. Der Bericht enthält eine ausführliche Beschreibung des Ereignisses (Zeit, Ort, Beteiligte, Hergang) sowie die Art der eingetretenen Schäden (z. B. Verletzungen von Beschäftigten, Beschädigungen am Regalbediengerät oder an gelagerten Waren). Ein zentraler Bestandteil ist die Ursachenanalyse: Hier wird untersucht, wodurch der Vorfall ausgelöst wurde – etwa ein technischer Defekt, ein Bedienfehler, mangelhafte Wartung oder organisatorische Mängel. Anhand dieser Erkenntnisse dokumentiert der Bericht sowohl die ergriffenen Sofortmaßnahmen (beispielsweise Maschinenstillstand, Erste Hilfe, Absicherung der Unfallstelle) als auch die vorgesehenen Präventionsmaßnahmen für die Zukunft. Zu Letzteren zählen zum Beispiel technische Nachrüstungen, Anpassung von Arbeitsanweisungen, zusätzliche Schulungen oder andere Maßnahmen, die eine Wiederholung des Ereignisses verhindern sollen. Der Unfall- und Schadensbericht dient dem Unternehmen als Grundlage, um aus dem Vorfall zu lernen und die Betriebssicherheit kontinuierlich zu verbessern. Gleichzeitig erfüllt er Anforderungen der BetrSichV zur Dokumentation von Arbeitsunfällen und kann bei Bedarf der Berufsgenossenschaft oder Aufsichtsbehörden als Nachweis vorgelegt werden. Auch für Versicherungen ist ein solcher Bericht wichtig, um Ansprüche abzuwickeln und den Schadenshergang nachvollziehen zu können.

Die Gefährdungsbeurteilung eines Regalbediengeräts muss regelmäßig auf ihre Aktualität und Wirksamkeit überprüft werden – sowohl in festgelegten Intervallen als auch bei konkreten Anlässen. Im Überprüfungsvermerk wird dokumentiert, wann eine solche Kontrolle erfolgt ist und zu welchem Ergebnis sie geführt hat. Dabei wird der Anlass der Überprüfung festgehalten (z. B. routinemäßige Jahresüberprüfung, Überprüfung nach einer technischen Änderung oder nach einem Unfallereignis). Der Vermerk beinhaltet eine Bewertung der aktuellen Gefährdungssituation und prüft, ob die bestehenden Schutzmaßnahmen weiterhin ausreichend sind. Gegebenenfalls wird ein Anpassungsbedarf identifiziert – etwa die Notwendigkeit, neue Gefährdungen in die Beurteilung aufzunehmen oder zusätzliche Maßnahmen festzulegen. Wird die Gefährdungsbeurteilung angepasst, so wird dies im Vermerk ebenfalls notiert. Abschließend enthält der Vermerk das Datum der Überprüfung und die Unterschrift bzw. den Namen der verantwortlichen, fachkundigen Person. Dieser Nachweis stellt sicher, dass die Gefährdungsbeurteilung revisionssicher fortgeschrieben wird und sich ändernde Bedingungen oder Erkenntnisse zeitnah berücksichtigt werden. Für die kontinuierliche Verbesserung der Arbeitssicherheit sowie für eventuelle Audits oder behördliche Prüfungen ist ein lückenloser Überprüfungsverlauf von großem Vorteil.

Das Protokoll über die besondere Unterweisung dient als schriftlicher Nachweis, dass Beschäftigte vor der ersten Nutzung des Regalbediengeräts zielgerichtet unterwiesen wurden. Gemäß der Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) sind Mitarbeiter auf Grundlage der Gefährdungsbeurteilung in der sicheren Verwendung von Arbeitsmitteln zu schulen; dieses Dokument hält Datum, Inhalte der Unterweisung, behandelte Gefährdungen und Schutzmaßnahmen sowie die Namen der unterwiesenen Personen fest. Damit kann das Unternehmen gegenüber Aufsichtsbehörden, Unfallversicherungsträgern und Auditoren jederzeit belegen, dass die Unterweisung ordnungsgemäß und anlagenspezifisch erfolgte. Zugleich erleichtert die Aufzeichnung die Organisation von Wiederholungsunterweisungen (mindestens jährlich oder bei Änderungen), da ersichtlich ist, wann und zu welchen Themen zuletzt geschult wurde. Insgesamt schafft das Unterweisungsprotokoll Rechtssicherheit und ist ein grundlegendes Element einer wirksamen Arbeitsschutzorganisation.

Das Prüfbuch dient der lückenlosen Dokumentation der elektrischen Sicherheit des Regalbediengeräts. Alle Prüfungen der elektrischen Anlagen und Betriebsmittel – von der ersten Abnahmeprüfung bis zu wiederkehrenden Prüfungen nach festgelegten Fristen – werden hierin festgehalten. Gemäß DGUV Vorschrift 3 (§ 5 Abs. 3) muss ein solches Prüfbuch auf Verlangen des Unfallversicherungsträgers (Berufsgenossenschaft) geführt werden und bestimmte Einträge enthalten. Dazu zählen beispielsweise Prüfdatum, Prüfumfang, gemessene Werte, Beurteilung des sicheren Zustands und Name des Prüfers für jedes prüfpflichtige elektrische Betriebsmittel am RBG. Durch das Prüfbuch kann der Betreiber bei einer BG-Prüfung oder einem Audit jederzeit nachweisen, dass die vorgeschriebenen elektrischen Sicherheitsprüfungen ordnungsgemäß und fristgerecht durchgeführt wurden. Gleichzeitig ermöglicht die Dokumentation, Mängel und deren Behebung nachvollziehbar festzuhalten, um die Anlagenverfügbarkeit und Sicherheit im laufenden Betrieb zu gewährleisten.

Ein Schutzkonzept für das Regalbediengerät konkretisiert die Ergebnisse der Gefährdungsbeurteilung (gemäß TRBS 1111) durch eine umfassende Planung der Schutzmaßnahmen. Es betrachtet alle relevanten Gefährdungen – etwa mechanische Risiken (z.B. Kollisionen oder herabfallende Lasten), elektrische Gefahren (z.B. Stromschlag, Kurzschluss) und automatisierungsbedingte Risiken (z.B. unerwartetes Anlaufen oder Softwarefehler). Entsprechend dem T-O-P-Prinzip (technisch – organisatorisch – personenbezogen) werden im Schutzkonzept detaillierte Maßnahmen festgelegt: technische etwa durch trennende Schutzeinrichtungen (Schutzzäune, Lichtschranken, Not-Aus-Schalter und andere sicherheitsrelevante MSR-Einrichtungen gemäß TRBS 1115), organisatorische wie Zugangsregelungen zu Regalgassen, Wartungsfreigaben und klare Arbeitsanweisungen, sowie personenbezogene wie spezifische Schulungen oder erforderliche Schutzausrüstung. Dabei werden auch Verantwortlichkeiten definiert, zum Beispiel welche befähigte Person Wartungsarbeiten durchführen darf oder wer die Schalthoheit über das RBG im Notfall hat. Zudem legt das Schutzkonzept fest, wie die Wirksamkeit der Schutzmaßnahmen regelmäßig überprüft wird (z.B. Funktionskontrolle von Not-Halt-Einrichtungen und Sensoren, sicherheitstechnische Begehungen). Dieses Dokument stellt sicher, dass Betrieb, Instandhaltung und Störungsbeseitigung am RBG nach einheitlichen und sicheren Vorgaben erfolgen. Gleichzeitig kann der Arbeitgeber im Auditfall nachweisen, dass ein systematisches, vorbeugendes Sicherheitskonzept vorhanden ist, das den anerkannten Regeln der Technik (TRBS) entspricht.

Der Unfall- und Schadensbericht ermöglicht eine strukturierte Aufarbeitung von Vorfällen, bei denen es im Zusammenhang mit dem Regalbediengerät zu Personenschäden oder Sachschäden gekommen ist. Für jeden Unfall- oder Schadenfall werden der Hergang und die Folgen ausführlich beschrieben (Wer? Was? Wann? Wo? Wie?), gefolgt von einer gründlichen Ursachenanalyse. Dabei wird ermittelt, ob z.B. technische Defekte, menschliches Fehlverhalten oder organisatorische Mängel den Vorfall begünstigt haben. Anschließend dokumentiert der Bericht die Sofortmaßnahmen (etwa Erste Hilfe, Absperrung der Gefahrenstelle) sowie Korrektur- und Präventionsmaßnahmen, die ergriffen werden, um ähnliche Ereignisse künftig zu verhindern. Die BetrSichV und die einschlägigen Unfallverhütungsvorschriften verpflichten dazu, aus Arbeitsunfällen zu lernen und Schutzmaßnahmen entsprechend anzupassen – der Bericht dient hierbei als Grundlage, die Gefährdungsbeurteilung zu überprüfen und bei Bedarf fortzuschreiben. Zudem kann der Arbeitgeber gegenüber der Berufsgenossenschaft (BG) und Aufsichtsbehörden mit einem solchen Bericht nachweisen, dass der Vorfall ordnungsgemäß analysiert und behandelt wurde. Die Dokumentation ist auch aus versicherungsrechtlicher Sicht wichtig, etwa für Schadensabwicklungen, und stärkt die präventive Arbeitsschutzkultur im Betrieb.

Die vom Hersteller bereitgestellten Unterlagen – insbesondere Betriebsanleitungen, Montageanleitungen und sicherheitstechnische Hinweise – bilden die Grundlage für die betriebseigene Gefährdungsbeurteilung eines Regalbediengeräts. Gemäß BetrSichV darf der Arbeitgeber ein Arbeitsmittel nur verwenden, wenn es entsprechend den Anweisungen des Herstellers betrieben wird; deshalb müssen die Herstellerinformationen gründlich ausgewertet werden. Darin sind die bestimmungsgemäße Verwendung des RBG beschrieben, also wofür und in welcher Umgebung es sicher eingesetzt werden darf, und es werden alle Restrisiken aufgeführt, die trotz normgerechter Konstruktion nicht vollständig ausgeschlossen werden konnten (z.B. Restrisiken im bestimmungsgemäßen Betrieb). Ebenso enthalten diese Unterlagen Wartungs- und Inspektionsvorgaben, Sicherheits- und Warnhinweise (etwa zu Quetsch- oder Stromgefährdungen) sowie ggf. technische Daten zu Leistungsgrenzen. Diese Informationen sind für den Arbeitgeber unverzichtbar, um alle dem Hersteller bekannten Gefahren in der Gefährdungsbeurteilung zu berücksichtigen und angemessene Schutzmaßnahmen daraus abzuleiten. Darüber hinaus stellen Herstellerunterlagen (inklusive Konformitätserklärung nach Maschinenrichtlinie) sicher, dass das RBG rechtmäßig in Verkehr gebracht wurde, und sie geben Aufschluss über einzuhaltende Prüfintervalle oder Schulungserfordernisse – somit sind sie die primäre Informationsquelle für einen sicheren Betrieb.

Wird ein Regalbediengerät als unvollständige Maschine im Sinne der Maschinenrichtlinie 2006/42/EG geliefert – also ein noch nicht voll einsatzbereites Teilsystem, das erst durch Integration in eine Gesamtanlage vollständig funktioniert – müssen vom Hersteller spezielle technische Unterlagen bereitgestellt werden. Diese umfassen insbesondere eine teilweise Risikobeurteilung des gelieferten Teils (welche Gefährdungen gehen von der Teilmaschine aus und welche Schutzmaßnahmen wurden vom Hersteller bereits konstruktiv oder steuerungstechnisch vorgesehen) sowie detaillierte Montage- und Integrationshinweise. Darin wird beschrieben, wie die Teilmaschine in die gesamte Anlage zu integrieren ist, damit alle Sicherheitsanforderungen erfüllt werden – zum Beispiel Anforderungen an Schutzzäune, Steuerungsverriegelungen oder Not-Halt-Schnittstellen, die der Betreiber bei der Endmontage berücksichtigen muss. Außerdem werden vorhandene Sicherheitsfunktionen der Teilmaschine dokumentiert (etwa installierte Sicherheitsbauteile, Sensoren, Steuerungen) und es wird angegeben, welche Sicherheitskategorien oder -leistungsstufen diese erreichen. Der Betreiber bzw. Integrator benötigt diese Unterlagen, um die CE-Konformität der Gesamtanlage sicherzustellen: Er muss die vom Hersteller gegebenen Informationen in seine eigene Gefährdungsbeurteilung einbeziehen und gegebenenfalls ergänzen. Letztlich dienen die technischen Unterlagen für Teilmaschinen dazu, dass beim Zusammenbau aller Komponenten keine Sicherheitslücke entsteht und die gesamte RBG-Anlage rechtskonform betrieben werden darf.

Der Überprüfungsvermerk dokumentiert, dass die Gefährdungsbeurteilung regelmäßig geprüft und – falls erforderlich – angepasst wurde. Gemäß BetrSichV (§ 3 Abs. 7) ist der Arbeitgeber verpflichtet, die Gefährdungsbeurteilung in bestimmten Abständen sowie bei sicherheitsrelevanten Veränderungen der Arbeitsbedingungen zu überprüfen. Das Ergebnis jeder solchen Überprüfung wird im Vermerk festgehalten. Insbesondere ist zu dokumentieren, wann (Datum) und aus welchem Anlass die Prüfung erfolgte (z.B. planmäßige Zwei-Jahres-Überprüfung, nach einem Unfall, nach einer technischen Änderung am RBG) und welche Ergebnisse sie erbracht hat. Wurden Änderungsbedarfe festgestellt – etwa aufgrund neuer Gefährdungen oder geänderter Vorschriften – ist im Vermerk kurz zu notieren, welche Anpassungen an der Gefährdungsbeurteilung oder den Schutzmaßnahmen vorzunehmen sind. Ergibt die Überprüfung dagegen, dass keine Aktualisierung notwendig ist, wird auch dies unter Angabe des Datums festgehalten. Dieses schriftliche Nachweis-Dokument ermöglicht es dem Unternehmen, revisionssicher zu belegen, dass die Gefährdungsbeurteilung ein dynamisches Dokument ist, das kontinuierlich gepflegt wird – und fördert damit eine kontinuierliche Verbesserung der Sicherheit, indem es zeigt, dass Veränderungen proaktiv berücksichtigt werden.

Bereits im Beschaffungsprozess sollte der Arbeitsschutz fest verankert werden. Dazu wird der Lieferant des Regalbediengeräts vertraglich verpflichtet, alle arbeitsschutzrechtlichen Anforderungen einzuhalten. In einer schriftlichen Lieferantenverpflichtung erklärt der Lieferant beispielsweise, dass er bei Lieferung und Montage die einschlägigen Sicherheitsvorschriften (z.B. DGUV Vorschrift 1 für allgemeine Grundsätze der Prävention und – bei Montagearbeiten vor Ort – die Baustellenverordnung) beachtet. Er muss zudem zusichern, alle erforderlichen Dokumentationen und Nachweise mitzuliefern – etwa Betriebsanleitungen, Prüfzertifikate, Konformitätserklärungen – und bei der Inbetriebnahme eng mit dem Betreiber zu koordinieren. Dies umfasst beispielsweise, dass ein sicherer Probebetrieb erfolgt und etwaige Rest- oder Einstellarbeiten unter Beachtung der Sicherheitsregeln durchgeführt werden. Der Auftraggeber wiederum stellt sicher, dass der Lieferant in die betrieblichen Sicherheitsregeln eingewiesen wird (z.B. Unterweisung über Gefahrenschwerpunkte am Einsatzort, PSA-Vorgaben) und einen Ansprechpartner für Arbeitssicherheit benennt. Durch diese Verpflichtung in der Lieferkette wird erreicht, dass bereits vor der Inbetriebnahme des RBG ein hohes Sicherheitsniveau gewährleistet ist. Gleichzeitig reduziert sie das Haftungsrisiko für den Betreiber: Sollte der Lieferant gegen Arbeitsschutzvorgaben verstoßen, kann der Betreiber auf die vertragliche Vereinbarung verweisen und den Lieferanten in Verantwortung nehmen.